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2 ASSISTANT(E)S AUPRES DES ELU(E)S (H/F)

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, la ville d’Aubervilliers (88 000 habitants), commune dynamique et en plein développement de la métropole parisienne, est membre de l’Etablissement public territorial Plaine Commune (410 000 habitants). Sous l’autorité de la Maire et du Directeur Général des services (DGS), la mairie est organisée en 4 pôles regroupant l’ensemble des services, par domaine de compétence et compte 1 800 agents chargés de mettre en œuvre les politiques municipales. Vous serez directement rattaché(e) à la directrice de cabinet.

MISSION

Rattaché(e) hiérarchiquement à la directrice de cabinet du Maire, vous avez pour mission d’assurer le secrétariat et de leur apporter une aide permanente en termes d’organisation, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

ACTIVITES

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique. Vous avez en charge la gestion du courrier (traitement du courrier, enregistrement, classement, redistribution du courrier entrant), ainsi que la frappe, l’élaboration de courriers types et l’envoi.
Vous suivez l’agenda, préparez les rendez-vous et les réunions.
Aussi, vous organisez les déplacements des élus en lien avec la Direction des Finances (organisation des déjeuners, réservation des hôtels, suivi des frais de missions et ordres de missions). Vous classez et archivez les dossiers. Vous réceptionnez, traitez et diffusez les informations.
Enfin, vous organisez les permanences des élus.

CONNAISSANCES ET CAPACITES

• Connaissance des techniques de secrétariat (prises de note, mise en forme de documents, etc.)
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word et Excel)
• Capacités rédactionnelles
• Capacité relationnelles
• Capacité à appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité (organigramme, instances de décisions, procédures administratives) appréciées

PROFIL

Niveau BEP secrétariat ou Bac professionnel selon profil.
Première expérience probante dans le domaine du Secrétariat.
Organisé(e), polyvalent(e) et autonome, vous avez le sens de l’écoute et êtes doté(e) d’un bon relationnel.

CONDITIONS DU POSTE

• Cadre d’emploi des Adjoints administratifs ou Rédacteurs territoriaux
• Poste permanent à temps complet (36H hebdomadaires)
• Poste à pourvoir dès que possible
• Lieu : 2, rue de la Commune de Paris – 93 300 AUBERVILLIERS
• Grande disponibilité
• Grande discrétion professionnelle
• Obligation de réserve

POUR POSTULER

(Date limite de dépôt des candidatures le 04/11/2018).

Référence à préciser : SZ/ASSELU/OCT2018
Envoyez CV et lettre de motivation à l’attention de Mme Le Maire, à l’adresse :
Mairie d’Aubervilliers - Direction des Ressources Humaines – Service Développement des compétences – 2, rue de la Commune de Paris - 93300 AUBERVILLIERS
Ou par mail : villedaubervilliers-195929@cvmail.com