RATTACHEMENT
Direction de la Relation aux Usagers

MISSION
Vous êtes au cœur de l’action administrative et politique avec la volonté d’être au plus proche de l’usager. Il améliore ainsi les relations avec les citoyens et permet à la collectivité de tendre vers une e-administration. Porte d’entrée de la mairie, il sert de courroie de transmission entre les administrés, les services et le Maire.

ACTIVITÉS
Vos missions
Vous triez le courrier en 3 catégories : les courriers courants sont à distribuer directement aux services ; les factures à tamponner à la date du jour d’arrivée et à transmettre à la Direction des Finances les courriers sensibles.
Vous enregistrer dans le logiciel de gestion du courrier les courriers et en assurer le suivi en les intégrant dans le circuit d’information.
Vous recherchez les courriers à la demande des services.
Vous affranchissez le courrier « départ » en utilisant les tarifs les plus appropriés aux envois, en privilégiant ceux permettant de faire des économies.
Vous gérez le matériel et les stocks de consommables
Vous êtes l’interlocuteur privilégié dans les relations avec la Poste et les fournisseurs de solutions d’affranchissement
Vous réceptionnez et enregistrez toutes les demandes arrivées en mairie, vous les déposez au service, vous les envoyez par voie postale ou par voie électronique.
Vous informez l’administré dans les délais, du suivi de sa demande par l’envoi d’accusé de réception
Vous réorientez les demandes reçues qui ne concernent pas la collectivité à l’administration compétente, et en informer leur auteur afin de réduire les délais de transmission de la demande par circuit dématérialisé vers les services gestionnaires, afin de respecter les délais réglementaires de traitement.

CONNAISSANCES ET CAPACITÉS
• Connaître les compétences de chaque service de la Ville pour trier les courriers par destinataires.
• Veiller au respect du circuit que doivent suivre les courriers sensibles.
• Maîtriser le logiciel de traitement du courrier.
• Maîtriser l’envoi et le suivi des recommandés.
• Outils bureautiques
• Sens de l’organisation, méthodologie.
• Sens des responsabilités et réactivité.
• Esprit de synthèse.
• Savoir résumer un courrier par mots clés.
• Bon niveau en orthographe

PROFIL
• Discrétion et devoir de confidentialité.
• Implication dans le travail.
• Etre rigoureux.
• Etre autonome.
• Sens de l’initiative, curiosité intellectuelle.
• Sens des relations humaines.

CONDITIONS DU POSTE
• Cadre d’emploi catégorie C
• Poste permanent à temps complet soit 37h30 par semaine (ouvrant droit à 15 jours de RTT+25 jours de congés annuels)
• Poste à pourvoir dès que possible
Lieu de travail : 2 rue de la commune de Paris 93300 AUBERVILLIERS
• Comité des Œuvres Sociales (COS) : cinéma, spectacles, sorties culturelles, voyages, sport...
• Prise en charge mutuelle
• Participation au transport (50%)
• Compte épargne temps

POUR POSTULER
Référence à préciser : AR/DRU/AGTADM/MARS23
Envoyez CV et lettre de motivation à l’attention de Madame Le Maire, à l’adresse suivante : https://simplycast.gestmax.fr/1804/3/asssistant-courrier-f-h