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ASSISTANT DE DIRECTION - RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER F/H

Située dans le département de la Seine-Saint-Denis, la ville d’Aubervilliers (92 000 habitants), pôle dynamique et en développement de la métropole du Grand Paris, est membre de l’Etablissement public territorial Plaine Commune (410.000 habitants). Sous l’autorité du Maire et du Directeur Général des Services (DGS), la mairie est organisée en 5 pôles, regroupant l’ensemble des services municipaux par domaine de compétences et compte 1.800 agents chargés de mettre en œuvre les politiques municipales.

RATTACHEMENT
Direction de la Relation aux Usagers

MISSION
Vous êtes charge de l’organisation professionnelle du directeur, d’optimiser son activité, de le seconder dans les tâches administratives, de réceptionner le courrier, d’y répondre, de gérer les appels téléphoniques et sa communication.

ACTIVITÉS
Vos missions principales :
Vous organisez l’agenda et prenez des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
Vous rappelez les informations importantes et transmettez les messages
Vous organisez les déplacements du directeur
Vous prenez des notes et mettez en forme tous types de courriers
Vous réalisez la saisie de documents de formes et contenus divers
Vous organisez le classement et l’archivage des dossiers
Vous intégrez les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Vous recherchez et diffusez les informations
Vous gérez le courrier de la direction
Vous renseignez les interlocuteurs et relayez si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Vous adaptez votre discours en fonction de l’interlocuteur
Vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Vous prenez des notes lors des réunions et rédigez les comptes rendus

Vos missions secondaires :
Vous procédez à l’élaboration du budget, à l’analyse statistique et prospective de la direction
Vous gérez et exécutez le budget de fonctionnement et d’investissement
Vous assurez le suivi des marchés publics en collaboration avec les chefs de service.
Vous maitrisez les opérations comptables et recherche de financements
Vous optimisez les achats

CONNAISSANCES ET CAPACITÉS
• Connaissances des collectivités territoriales, du service public
• Compétence en matière de gestion des ressources humaines
• Outils bureautiques
• Gestion administrative et financière
• Normes rédactionnelles
• Méthode de classement et d’archivage
• Modalités d’accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Veille informationnelle
• Veille réglementaire
• Organisation d’évènements

PROFIL
• Discrétion et devoir de confidentialité.
• Sens du service public
• Rigoureux et autonome.
• Sens de l’initiative, curiosité intellectuelle.
• Sens des relations humaines.

CONDITIONS DU POSTE
• Cadre d’emploi catégorie B
• Poste permanent à temps complet soit 37h30 par semaine (ouvrant droit à 15 jours de RTT)
• Poste à pourvoir dès que possible

POUR POSTULER
Référence à préciser : CS/DRU/ASSDIR/NOV2022

Envoyez CV et lettre de motivation à l’attention de Madame Le Maire, à l’adresse suivante : villedaubervilliers-347134@cvmail.com